采购报销及财务结算管理制度

时间:2012/3/16 20:27:03  作者:观察者  来源:守望~幸福  查看:31171  评论:0
内容摘要:本制度适用于公司各项物料、电子零配件、办公用品及低值易耗品等采购管理业务。

采购报销及财务结算管理制度

 

一、        目的

为加强企业规范化管理,控制费用开支,确保能购到高品质低成本的产品,特制定本制度。

 

二、        适用范围

本制度适用于公司各项物料、电子零配件、办公用品及低值易耗品等采购管理业务。

 

三、        主要采购部门及采购内容

1.生产管理课:负责纸箱、标签、橡胶圈及其它生产方面杂费等的采购。

2.生产制造课:负责氩气采购。

3.技术课:负责生产用设备零器件(包括:刀片、工具及治具制做材料)及生产车间用日常电子零配件的采购。

4.管理部:负责电气材料、包装材料、印刷资料、办公用品及厨房消耗品等日常用品的采购。

 

四、        物品申请、购买流程及注意事项

1.需要申请物品购买时,由使用部门填写《物品购买申请单》,并向上级主管提供详细需求报告。《物品购买申请单》经部门主管审核,副总经理批准后交采购人员购买。

2.采购人员按《物品购买申请单》上所需购买的物品进行采购,所购物品向公司固定供应商采购时,需作成《采购单》,《采购单》需经部门主管审核,副总经理批准;向代理店及商店购买时,直接以《物品购买申请单》进行采购。

3.外出自行购买物品规定每周一回,物品申请部门需集中购买申请,特殊情况需紧急购买的需经部门主管及副总经理批准。

 

注意事项:采购物品经批准后的《物品购买申请单》与《采购单》需将复印件交财务部存档。

 

五.采购后物品入库及结算方式

    采购回来的所有物品必须经过验收,由仓库人员或申请部门人员进行验收(物品项目及数量确认)

1.由供应商送货的场合(物品为:纸箱、标签、包装材料、刀片、生产用设备及工具、办公用品、氩气等),供应商将货品送到仓库,由仓库人员进行品种及数量验收,验收符合后,验收者在供应商所给的送货单上签名,并将签名确认后的送货单交财务部,供应商的货款采用月结方式。月结时需要有《采购单》及供应商的送货单、对帐单,三张单齐备且有批准签名的,才可付款,少任何一张单都将视为无效,财务将拒绝付款。

   2.由厂内人员外出购买的无送货单场合(物品为:电子零件、工具、治具制做材料、电气材料、日常用品等),物品采购回来后,由申请购买部门人员及使用者验收,经核对数量与项目后,验收者在收据的对应项目前进行签名。外出购买物品的货款采用周结方式,并在购买后的一周内凭收据报销。因特殊原因不能在一周内报销的场合要提前联络财务部,目前是每周五报销,有时因月底或者节假日的原因,会适当调整报销日。报销时需要有《物品购买申请单》及收据,两张单齐备且有批准签名的,才可报销。

 

五、        单价管理

   1.供应商基本资料的建立与完善,财务对常采购的商品价格进行建档,以用于采购结算时的单价核对。

   2.各采购担当要严格管理单价,供应商变更单价时,变更后的单价需经部

主管确认,副总经理批准后再下采购单进行采购。

   3.购的物品价格在300元(含)以上且未有采购及单价记录,在购买前必需

先由供货商进行报价,报价单经部门主管确认副总经理批准后才可进行采

购。批准后的报价单复印件需交财务进行单价登录。

 

七、其它费用报销及注意事项

1.车辆维修

       工厂车辆需要维修保养时,要作成《车辆维修申请单》,并注明所估计的大概修理费用后交上级主管部门确认,报销时要将《车辆维修申请单》添附在一起才能报销。

 

2.差旅费

       所有部门的人员因工作所需出差后所发生的差旅费等车杂费,要在一周内填写好《差旅费报销单》并交由上级主管签字后报销,逾期视为无效。节假日可后延。因特殊原因不能在一周内将单提交的场合要提前联络财务部。

 

八、附则

    此规定于2010923日制订,由2010101日起实施。

                         

 

                                                                               东莞常平太一电子工厂  管理部


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